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Zeitmanagement - nutzen Sie Ihre kostbare Zeit effektiv

 


Kennen Sie das? An manchen Tagen vergeht die Zeit wie im Flug, an anderen Tagen scheint die Zeit stillzu-
stehen. Zeitmanagement ist die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen. Durch systematisches Zeitmanagement können Sie viel Zeit gewinnen – Zeit für die Dinge, die wirklich wichtig sind.

Auch wenn Zeitplanung zunächst mal Zeit braucht – langfristig ist nur der effektiv, der seine Zeit sinnvoll und organisiert verplant. Mit der Einteilung der Zeit ist nicht der ständige Blick zur Uhr oder die völlige Auslastung Ihrer Arbeitszeit gemeint. Sie sollen nicht soviel wie möglich, aber so effizient wie möglich arbeiten.

Ein weiterer positiver Effekt von Zeitmanagement ist, dass Sie Dinge, die erledigt sind, abhaken können. Das
gibt ein gutes Gefühl und motiviert zusätzlich.

Zeiten und Prioritäten

Ob Sie nun mit dem PC, dem PDA oder dem guten alten Terminplaner arbeiten – ent-
scheidend ist, dass Sie regelmäßig und
mit System planen.

Nehmen Sie alle Termine und Aufgaben in
Ihrer Liste auf und geben Sie eine Zeit vor,
in der Sie die Aufgabe bewältigt haben wollen.

Kalkulieren Sie lieber etwas großzügiger als
zu knapp. Wenn Sie die Aufgabe eher er-
ledigt haben als geplant, schaffen Sie sich
mehr Zeit und ein gutes Gefühl, ein wenig
Zeit herausgearbeitet haben.

Entscheidend ist, dass Sie Ihre Aufgaben priorisieren. So sollten Sie drei Prioritäten festlegen:
Zeitmanagement  

Kategorie Eins: Höchste Priorität, muss auf jeden Fall erledigt werden. Beispiel: Ihr wichtigster Kunde bittet Sie, möglichst schnell bei ihm anzurufen. Die Angelegenheit sei sehr eilig.

Kategorie Zwei: Mittlere Priorität, wichtig, aber eilt nicht. Beispiel: Ein Lieferant hat Ihnen seinen Katalog mit seinen neuen Produkten zukommen lassen. Sie sind daran interessiert, können den Katalog aber auch noch morgen lesen.

Kategorie Drei: Unterste Priorität, kann (noch) verschoben werden. Beispiel: Die Unterlagen für den Termin beim Steuerberater in 4 Wochen zusammenstellen.

Grundsätzlich sollten Sie zwischen Terminen (feste Uhrzeiten) und Aufgaben unterscheiden. So muss eine wich-
tige Aufgabe von höchster Priorität nicht zwingend um 10.00 Uhr morgens erledigt sein. Wichtig ist, dass Sie die Aufgabe in der Zeit erledigt haben, die Sie dafür eingeplant haben.

Denken Sie daran, dass Sie flexibel sein müssen, sollte Unvorhersehbares eintreten. Ob nun ein langes, wichtiges Telefonat, das nicht geplant war, oder ein Problem, das sich nicht lösen lässt. Irgendetwas kommt immer da-
zwischen. Verplanen Sie maximal 70% Ihrer Zeit, damit Ihre Terminplanung nicht zusammenbricht.

Ziehen Sie am Ende eines Arbeitstages Bilanz, ob Sie Ihren Zeitplan eingehalten haben. Wenn Sie sich verplant haben, versuchen Sie zu analysieren, was Ihnen die Zeit geraubt hat. Und überlegen in diesem Zuge, wie Sie
es zukünftig besser machen können.

Zeitfresser eliminieren und effektiver arbeiten

Mal ist es der Kollege, der Sie von der Arbeit abhält, mal ist es der gute Freund, der plötzlich anruft weil er Sorgen hat. Zeiträuber lauern überall und verhindern, dass Sie effektiv arbeiten. Lernen Sie, in bestimmten Situationen auch einfach mal „Nein“ zu sagen.

So führt jede Unterbrechung dazu, dass Sie sich wieder in die Situation hineindenken müssen, aus der Sie unter-
brochen wurden. Auch das kostet wertvolle Zeit. Glaubt man einer Studie der Universität Cardiff, dauert es nach einer Ablenkung von 5 Sekunden durchschnittlich etwa 64 Sekunden, bis die volle Konzentration nach einer Unterbrechung wieder erreicht ist.

Ein weiterer Zeiträuber ist auch die eigene Unordnung am Arbeitsplatz. Wo war noch mal die Visitenkarte vom Lieferanten? Wo lag nochmal die wichtige Rechnung, die unbedingt bezahlt werden muss? Das ständige Suchen nach Dingen und Informationen ist vergeudete Zeit, die für immer verloren ist.

Auch E-Mails sind die größten Zeitfresser. Denn das Signal „Sie haben Post“ lenkt von der Arbeit ab, wenn
Sie für jeden neuen Posteingang Ihre Arbeit unterbrechen. Aber auch die richtige und regelmäßige Ordnung und Organisation von E-Mails in Ihrem E-Mail-Programm hilft Ihnen, kostbare Zeit zu sparen. 

Über den Tag addieren sich diese verschenkten Zeiten auf eine beachtliche Anzahl. Organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz und schaffen Sie Ablagemöglichkeiten, um alle wichtigen Informationen möglichst schnell zur Hand
zu haben. Das gilt auch für Dateien und Dokumente, die auf Ihrem PC gespeichert sind.


Flexibler arbeiten - machen Sie den Test mit dem Zeitfressermesser bei Spiegel Online.


 
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